記錄的編制意義
 

　　記錄的充分性和必要性：記錄作為基礎(chǔ)性和依據(jù)性文件，應(yīng)盡可能全面地反映產(chǎn)品質(zhì)量形成的過程和結(jié)果以及質(zhì)量管理體系的運行狀態(tài)和結(jié)果。為此，組織既要從總體上評價記錄的充分性，力求使原始記錄完整，同時又要對每一記錄的必要性進(jìn)行逐一評審和取舍，要注意并非記錄越多越好，正確的做法是只選擇那些必要的原始數(shù)據(jù)作為記錄。
 

　　記錄的真實性和準(zhǔn)確性：真實準(zhǔn)確的記載質(zhì)量信息，才能為有效地運行組織的質(zhì)量管理體系并實現(xiàn)持續(xù)改進(jìn)提供可靠的依據(jù)，因此，在確定記錄的格式和內(nèi)容的同時，應(yīng)考慮使用者填寫方便并保證能夠在現(xiàn)有條件下準(zhǔn)確地獲取所需的質(zhì)量信息。填寫記錄應(yīng)實事求是、嚴(yán)肅認(rèn)真。
 

　　記錄的規(guī)范化和標(biāo)準(zhǔn)化：應(yīng)盡量采用國際、國內(nèi)或行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)，參考先進(jìn)組織的成功經(jīng)驗以使記錄更加規(guī)范化和標(biāo)準(zhǔn)化，在建立質(zhì)量管理體系過程中，應(yīng)當(dāng)對現(xiàn)行的進(jìn)行清理，廢立多余的記錄，修改不適用的記錄，沿用有價值的并增補必需的，應(yīng)使用適當(dāng)?shù)谋砀窕驁D表格式加以規(guī)定，按要求統(tǒng)一編號，使各項活動的記錄更加系統(tǒng)和協(xié)調(diào)，實現(xiàn)記錄的標(biāo)準(zhǔn)化管理。對于同一種活動的記錄格式應(yīng)當(dāng)是固定的，不能隨意變更，造成混亂，即使需要修改，也應(yīng)規(guī)定一個統(tǒng)一的時間開始使用新表格。
 

　　記錄的填寫要求
 

　　記錄用筆要求：記錄用筆可以用鋼筆、圓珠筆或簽字筆，不應(yīng)用紅筆，這些筆能夠確保記錄不褪色。用筆一定要考慮其字跡的持久性和可靠性。
 

　　記錄的原始性：記錄要保持現(xiàn)場運作，如實記錄，這就是原始性。原始就是初的第一手的。原始性就是當(dāng)天的運作當(dāng)天記，當(dāng)周的活動當(dāng)周記。做到及時和真實，不允許添加點滴水分，使記錄真實可靠。記錄保持其原始性，不可以重新抄寫和復(fù)印，更不可以在過程進(jìn)行完后加以修飾和裝點。
 

　　記錄的清晰準(zhǔn)確：記錄是作為闡明質(zhì)量管理體系所取得結(jié)果或提供體系所完成活動的證據(jù)的文件而策劃設(shè)置的，即是證據(jù)，首先要屬實，要做到屬實，就要將過程做到位并運作事實記得正確和清晰，語言和用字都要規(guī)范。不但使自己能看清楚，也能使別人都看清楚。
 

　　筆誤的處理：在填寫記錄出現(xiàn)筆誤后，不要在筆誤處亂寫亂畫，甚至涂成黑色或用修整液加以掩蓋，正確的處理筆誤的方法，是在筆誤的文字或數(shù)據(jù)上，用原使用的筆墨畫一橫線，再在筆誤處的上行間或下行間填上正確的文字和數(shù)值。
 

　　空白欄目的填寫：有些記錄在運作的情況下所有的欄目無內(nèi)容可填。怎么處置呢？空白欄目不能不填，其填寫的方法是在空白的適中位置畫一橫線，表示記錄者已經(jīng)關(guān)注到這一欄目，只是無內(nèi)容可填，就以一橫線代之，如果縱向有幾行均無內(nèi)容填寫，亦可用一斜線代之。
 

　　簽署要求：記錄中會包含各種類型的簽署，有作業(yè)后的簽署，有認(rèn)可、審定、批準(zhǔn)等簽署，這些簽署都是這原則、權(quán)限和相互關(guān)系的體現(xiàn)，是記錄運作中不可少的組成部分，任何簽署都應(yīng)簽署全名，同時盡可能的清晰易辨，不允許有姓無名或有名無姓情況存在。